Je vraagt een vergunning aan bij de gemeente waar het evenement plaatsvindt. De gemeente neemt deze in behandeling en bekijkt onder welke risicoclassificatie het evenement valt. Afhankelijk van de classificatie kan de gemeente meer informatie over het evenement vragen.

Een veiligheidsplan kan onderdeel zijn van de vergunningsaanvraag. Lees wat dit plan inhoudt.

Een gemeente wil inzicht krijgen in de veiligheid van het evenement. Daarom is het belangrijk dat duidelijk is wat het evenement precies inhoudt en hoe je als organisator bent voorbereid op eventuele risico's. Hiervoor maak je een veiligheidsplan. Samen met de gemeente, brandweer, GHOR en politie kan een vooroverleg gepland worden. Hierin bespreek je het plan. De gemeente kan op basis van deze informatie de vergunningsaanvraag beoordelen.

Lees alles over het maken van een veiligheidsplan

Deze stap geldt alleen voor C-evenementen
Bij een risicovol (C-)evenement vinden meerdere vooroverleggen plaats met gemeente, brandweer, GHOR en politie. Ook kan een table top-bijeenkomst worden georganiseerd. Tijdens deze bijeenkomst doorlopen alle partijen die aanwezig zijn tijdens het evenement (organisator, gemeente, brandweer, GHOR en politie) scenario’s rondom mogelijke risico’s. Zo weten alle partijen wat te doen tijdens een incident.

De gemeente heeft de vergunningsaanvraag goedgekeurd. Het evenement mag plaatsvinden.

Voorafgaand aan het evenement vindt op het evenemententerrein een schouw plaats. De gemeente controleert dan of aan alle eisen op het gebied van (brand)veiligheid en gezondheid wordt voldaan. Hier kunnen hulpdiensten bij betrokken worden. Eventuele aanpassingen kan de organisator nog opvolgen, waarna een nieuwe schouw plaatsvindt.

De vergunning is verleend, de schouw is doorlopen en het evenement vindt plaats.

Deze stap geldt alleen voor B- en C-evenementen
Na het evenement vindt de evaluatie plaats tussen gemeente, hulpdiensten en organisatie. Leermomenten van het evenement worden hier besproken. Zijn er aanpassingen aan het evenement die bij een volgende editie doorgevoerd moeten worden? Dan kunnen die direct worden besproken.

De gemeente regelt het verlenen van de vergunning voor het evenement. Ze is verantwoordelijk voor een goede voorbereiding van het evenement én controleert de openbare orde en veiligheid tijdens het evenement. De gemeente kan bij het verlenen van de vergunning regels stellen op het gebied van veiligheid en gezondheid.

Ook het college van B&W kan een rol hebben bij het evenement. Bijvoorbeeld als het gaat om vragen over geluid of milieu en bij verkeersbesluiten. Binnen de gemeente zijn ook afdelingen die intern advies geven, bijvoorbeeld over milieu, verkeer, ruimtelijke ordening, constructies en natuurlijk openbare orde en veiligheid.

Als organisator kun je dus met verschillende personen van de gemeente te maken krijgen. De vergunningverlener of evenementencoördinator is voor jou meestal het eerste aanspreekpunt. 

Kijk op de website van de gemeente waar het evenement wordt gehouden voor de specifieke (spel)regels die hier van toepassing zijn.

VNOG heeft een belangrijke ondersteunende rol bij het evenement. Onder andere bij het informeren over de risico’s ervan en wat organisatoren, vergunningverleners, adviseurs en bezoekers hieraan kunnen doen.

Brandweer en GHOR zijn onderdeel van VNOG. De brandweer adviseert bij evenementen op het gebied van (brand)veiligheid. Focus van de GHOR ligt op gezondheid en hygiëne.

De brandweer geeft advies en let op zaken die gaan over de brandveiligheid. Denk aan:

• Is het evenement goed bereikbaar?
• Kan een incident goed bestreden worden?
• Zijn de gebruikte materialen brandveilig?
• Hoeveel bezoekers kan het evenement toelaten? Kunnen zij veilig vluchten bij een incident?
• Worden gasflessen bij het bereiden van voedsel veilig gebruikt?

Bij het maken van een advies kijkt de brandweer of aan alle risico’s is gedacht en of de organisatie voldoende maatregelen neemt om risico’s te voorkomen of te verminderen. Dit wordt vervolgens verwerkt in het (maatwerk)advies. Voor of tijdens het evenement kan de brandweer, in overleg met de gemeente en eventueel andere hulpdiensten, een controle uitvoeren.

In het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (BGBOP) vind je alle regels waaraan een evenement moet voldoen op het gebied van brandveiligheid.

Bij een evenement werken verschillende partijen op het gebied van veiligheid en gezondheid samen. De GHOR en GGD geven dan advies. Ze beoordelen op basis van een adviesaanvraag of er ook afstemming met andere (geneeskundige) partijen nodig is. Daarnaast kunnen de GHOR en/of GGD (bij grote evenementen) een adviserende rol hebben bij de schouw voorafgaand aan het evenement.

De GHOR kijkt, samen met de GGD, ook naar de risico’s voor de gezondheid van een bezoeker. Om een goed advies te geven kijkt ze naar verschillende factoren die van invloed kunnen zijn. Denk aan:

• Het aantal zorgverleners tijdens het evenement en hun zorgniveau (eerstehulpverleners, zorgprofessionals, etc.).
• Het soort evenement
• De bereikbaarheid van het evenement
• De samenstelling van het publiek
• De omgeving
• De plaats en het tijdstip van het evenement. 

De adviezen van de GHOR worden geleverd op basis van twee documenten:

• Handreiking voor Publieke Gezondheid en Veiligheid bij Evenementen
• Veldnorm Evenementenzorg (VNEZ)

De politie is vanuit haar wettelijke taak verantwoordelijk voor de openbare orde en veiligheid. Zij adviseert de gemeente over de veiligheidsrisico’s van het evenement en verstoring van de openbare orde en veiligheid. Bij de aanvraag van de vergunning wordt ook door de politie geadviseerd over of een voorgestelde route en/of locatie mogelijk is, of dat er maatregelen nodig zijn. Zij doet dit in overleg met andere hulpverlenende instanties, de gemeentelijk wegbeheerder en een verkeerskundige. Daarnaast is de politie verantwoordelijk voor de opsporing van strafbare feiten.